Como se contabiliza la nómina paso a paso.

Una vez liquidada la nómina, debemos proceder a realizar los asientos correspondientes en nuestra contabilidad.

Lo correspondiente a la causación de la nómina lo manejaremos en dos videotutoriales:

1. Registro contable de la parte correspondiente al trabajador.

Lo primero que debemos tener en cuenta en este punto es si el trabajador pertenece a la parte administrativa, si se relaciona más directamente con la parte de ventas o si en definitiva el trabajador representa un costo para la empresa. Con esto sabremos si registramos los valores en el grupo 51 (Operacionales de administración), o en el grupo 52 (Operacionales en ventas), o en las cuentas de las clases 6 o 7 en caso de que correspondan a costos de acuerdo a nuestro P.U.C.

De acuerdo a lo anterior, tendríamos entonces que los salarios y demás devengos del trabajador se registran en una cuenta del gasto o costo, según sea el caso, mientras que por otra parte lo que tiene que ver con aportes de seguridad social se debe registrar como un pasivo, ¿Por qué?, porque son cuentas por pagar a la EPS, el fondo de pensiones u otras administradoras. También debemos tener en cuenta los descuentos que se le deben hacer al trabajador por concepto de préstamos, o deudas que adquirió con la empresa en un momento determinado (un faltante de inventario por ejemplo), por ultimo procedemos a cruzar débitos versus créditos y la diferencia que resulte deberá ser el valor por pagar al empleado, que debe ser igual al valor por pagar que aparece en nuestra liquidación preliminar de la nómina.

Manejo de terceros en los registros contables de nómina:

Cuando hablamos de terceros, hacemos referencia básicamente a el beneficiario del pago, o a quien afecta ese asiento contable, entonces si desembolso un valor para la señorita Susanita Perez, ella misma será el tercero que estará ligado a la cuenta del pago.

Cabe anotar que el manejo de terceros en un sistema contable no es una camisa de fuerza, sin embargo resulta conveniente tener claro a quien o quienes afectó un determinado asiento. Entonces si registro un pasivo por concepto de nómina x pagar, lo más prudente es que en nuestra contabilidad podamos identificar a quien beneficia esa cuenta por pagar.

Aclarado el tema de los terceros, entonces voy a mencionar que los gastos que van dirigidos directamente al empleado los ligamos al tercero del empleado como tal. Ejemplo: el sueldo es un gasto que va directamente al trabajador y por eso el tercero debe ser ese mismo trabajador, mientras que los valores que se le descuentan al trabajador por concepto de salud o pensión, deben ser un pasivo (una cuenta por pagar) y además deben estar ligados al tercero de la EPS (Salud) y al tercero del fondo de pensiones (Pensión), respectivamente. Esto lo que reflejará en nuestra contabilidad es que generamos un gasto por concepto de salario pagado a “Pepito Perez” y que también tenemos unas cuentas por pagar a ciertas EPS y Fondos de pensiones. Por eso es importante conocer a que EPS y a que Fondo de pensiones se encuentra afiliado cada trabajador.

2. Registro contable de la nómina para los aportes del empleador y provisiones.

Como sabemos, el empleador debe pagar una parte de Salud (En algunos casos), de pensión, ICBF, SENA, y Cajas de compensación familiar. Además de que debe registrar en su contabilidad todos los valores correspondientes a las provisiones, CESANTIAS, PRIMA, INTERESES SOBRE CESANTIAS, Y VACACIONES.

Este segundo punto lo trataremos en profundidad en el videoturorial que le sigue a este, en el que tratamos la contabilización inicial de la nómina para la parte relacionada con el neto por pagar al trabajador.

A continuación encontrarán el vídeo y por supuesto el material de descarga si les interesa (Al final de este articulo).

Vídeo: Como se contabiliza la nómina paso a paso.

Planteamiento del Ejercicio:

NÓMINA

• a. Liquidamos la nómina con las siguientes novedades:
  Rosa Morales tuvo unas comisiones en ventas de 68.000
  - Falto un día a laborar sin justa causa.
• Gerardo Perez tuvo que trabajar horas extras ajustando el inventario así: - 2 horas extra diurnas en un día ordinario.
  - 3 horas extra nocturnas en un día ordinario.
• - Establecemos el total Devengado.
  b. Liquidamos las deducciones de la Nómina.
  c. Liquidamos los aportes por parte del Empleador.
  d. Calculamos las Provisiones de Nómina.
  e. Contabilizamos la parte del trabajador.