Como se hace un arqueo de caja.

Cuando hablamos de un arqueo de caja menor hacemos  referencia básicamente  a justificar el porqué de los diferentes movimientos que tuvo el efectivo en dicho fondo. Esto quiere decir que si cuento con un fondo de $400.000 pero gaste del mismo $300.000 debo contar con las facturas y recibos que me permitan justificar el porqué de esas erogaciones y el restante deberá aparecer en efectivo  como disponible.

Como habíamos mencionado anteriormente que manejar un fondo de caja menor resulta bastante sencillo, sin embargo,  si no se  tiene especial cuidado se puede  convertir en un dolor de cabeza. Los concejos que aporto en contabilizalo.com para tener un mayor control del fondo de caja menor son los siguientes:

• 1-Creación del fondo: Las personas encargadas de la empresa designan un monto que está ligado a la cantidad de gastos menores que pueda haber al interior de las empresa, es decir, que de acuerdo  a los gastos de menor cuantía  como por ejemplo pago de buses, pago de taxis, elementos de aseo y compra de papelería con corte a un mes debemos estimar el monto que tendrá nuestro fondo de caja menor.

  Puede ampliar información de este punto  con el vídeo que es  el fondo de caja menor contabilidad

• 2- Una vez sabemos cuál va a ser el valor que tendrá nuestro fondo de caja menor:  lo siguiente que debemos hacer será  designar a una persona encargada de controlar los flujos de dinero que tenga dicho fondo. A su vez esta persona deberá presentar los correspondientes soportes de caja menor y recibir el dinero que se reembolso al fondo.
• 3- Arqueo de caja menor: Como mencionamos hace un momento no es más que la relación detallada justificando cada una de las salidas de dinero a las que hubo lugar en el fondo de caja menor, sin embargo debemos tener en cuenta que debemos tener en cuenta algunos aspectos que debe considerar la persona responsable del fondo:
  • Cuando le solicitan dinero: las personas externas o internas de la empresa pueden solicitarle dinero a la persona responsable del fondo sin embargo estas personas deben contar con una autorización previa de algún responsable de área para que se pueda llevar a cabo el desembolso. Es decir que si el mensajero solicita dinero para gasolina de su motocicleta  deberá presentar un recibo de caja menor con la firma de autorización del gerente, del director administrativo o de una persona con la potestad de autorizar.
  • Legalización de facturas: En la mayoría de los casos el dinero se entrega con un recibo de caja provisional que deberá ser justificado posteriormente por la persona a la que se le entrego el dinero con una factura que cumpla con los requisitos legales.

  Ejemplo: si a la persona de servicios generales le hago entrega de $20.000 pesos para la compra de elementos de aseo esta deberá firmarme un recibo provisional con la autorización  correspondiente  y una vez haya regresado de realizar sus compras deberá presentar la factura que cumpla con los requisitos legales o tiquete de registradora justificando la compra de esos elementos y  si el monto es inferior  al dinero que yo le entregue anteriormente deberá reintegrar el sobrante a la persona encargada del fondo.

  Nota: En la mayoría de los casos todos los costos y gastos del fondo de caja menor  deberán quedar justificados con una factura  o documento equivalente salvo en los casos  en donde no resulta sencillo adquirir dicho documento ,por ejemplo : gastos de transporte como bus o taxi  (porque no entregan una factura).

  Cuando se compra a personas naturales se opta por pedirles el RUT para poder crearlos como terceros en el sistema.

• 4- Solicitud de reembolso: Anteriormente habíamos  mencionado que deberíamos reembolsar el dinero al fondo cuando se hubiese gastado un porcentaje determinado, entonces  si nuestro fondo de caja menor es de $400.000 y en cierto momento ya hemos gastado más del 80% del mismo debemos reintegrarlo con tal de que nuevamente se encuentre al 100%.

De acuerdo a lo anterior la persona responsable del fondo deberá pasar en una relación ordenada adjuntos todos los recibos que justifiquen el reintegro al departamento de contabilidad para que sean causados (contabilizados), y una vez contabilidad diga que monto es el que hay que reembolsar se procederá a realizar este movimiento.

Nota: Contabilidad emite un comprobante de egreso que tendrá adjunta la relación, los recibos resultantes del arqueo y procederá a entregarle  el dinero a la persona responsable del fondo.

Síntesis del vídeo: Este  vídeo tratara algunos temas como la causación de servicios públicos, el manejo del IVA en el fondo de caja menor que muchas veces  el 100% del recibo se toma como gasto sin considerar que muchos IVAs pueden  figurar como descontables en nuestra contabilidad. También contabilizaremos algunos gastos que incluyen impuesto al consumo entre otros.

Vídeo: Como se hace un arqueo de caja.

Planteamiento del Ejercicio:

EL DIA 26 DE ENERO Realizamos arqueo de caja menor y tenemos los siguientes desembolsos:

• Compra de elementos de aseo según Fac. 8520 a TIENDITA S.A.S. NIT. 860.333.255-0 por valor de 45.000 + IVA (05 DE ENERO).
• Compramos elementos de cafetería según Fac. 663 a en la EL SUPERMERCADO LTDA NIT. 850.369.245-5. Por valor de. 61.000 + IVA. (06 ENERO).
• Pagamos recibo de la luz Fac. No. 85792-02 para el periodo de 01 al 30 de enero por valor de 36.000 a ENERGICA LTDA. NIT. 860.355.209-6, para el Local. (10 ENERO).
• Pagamos recibo del agua por valor de 72.000 a ACUATICA LTDA. NIT. 860.324.697-5 según Fac. 45782 para el Local. (11 ENERO).
• Pagamos factura No. TF452682 a TELEFONIANDO S.A.S. NIT. 999.587.325-3 por concepto de telefonía móvil por valor de 28.000 más 1120 que equivalen al impuesto al consumo y 4480 equivalen a IVA. Administrativa (16 de ENERO).
• Pagamos al Gerente servicio de taxi por valor de 12.000 Nombre: Jairo Rincón C.C. 54.263.321. (06 ENERO).
• Pagamos servicio de restaurante en almuerzo del Gerente con clientes potenciales según. Fac. 456458 a “ALMUERCITOS” Blanca Murillo C.C. 12.556.588-9. (Régimen Común). Por valor de 72.000 por los platos, propinas por valor de 10.000 y un impuesto al consumo del 8%. (20 ENERO).
• NOTA: Responsable, Susanita Perez C.C. 1.019.125.029.