Como se contabiliza la Caja Menor - Causación

En video tutoriales anteriores habíamos hablado de la constitución de un fondo de caja menor, también acerca del arqueo de caja menor y de ciertos tips que debemos tener en cuenta a la hora de realizar dicho arqueo.

Como ya sabemos, en el arqueo de la caja menor relacionamos cada una de esas facturas, recibos y documentos equivalentes en nuestro formato en Excel. Luego de eso, la persona encargada del fondo de caja menor, pasa esa relación detallada al departamento de contabilidad, o por lo menos allí es donde debe llegar finalmente para que ellos procedan con la causación y posterior pago.

Antes de que empecemos a ver el vídeo, quisiera hacer algunas aclaraciones que nos podrían sacar de dudas en algún momento determinado:

¿En el fondo de caja menor todos los registros contables son costos o gastos? 

No, algunos estudiantes e incluso analistas y auxiliares creen que por el hecho de que un dinero salió desde el fondo de caja menor automáticamente se convierte en un costo o gasto lo cual es errado. La contabilización de los rubros que se encuentran relacionados en nuestro arqueo, deben ser contabilizados y tenidos en cuenta por aparte dándoles en cada caso un manejo específico acorde. Ejemplo: si un dinero salió del fondo de caja menor por concepto de préstamo a un trabajador debe contabilizarse como tal (en una cuenta 1365 o similar del grupo deudores) y no como un gasto o costo a una cuenta de la clase 5 o 6.

Tampoco todos son gastos, en algunas empresas optan por crear centros de costo, ¿cómo así?, digamos que subdividen la empresa por departamentos, y dependiendo a que departamento se relacione una salida de dinero desde el fondo de caja menor se clasificará como un costo o un gasto, teniendo en cuenta el sentido común por supuesto, porque hay salidas de dinero al interior de las empresas que independientemente de a qué departamento se relacionen siempre serán gastos, o siempre serán costos.

¿Qué pasa el IVA que se especifica en las facturas que relacione en el arqueo de caja menor?

En muchas empresas, además como mala práctica, se opta por tomar la factura, y registrar el 100% como costo o gasto, en algunas ocasiones efectivamente debe hacerse así, pero como dije hace un momento, cuando estamos contabilizando debemos tomárnoslo con un poquito de calma y analizar cada factura, obviamente sin abusar muchachos, porque a pesar de que los montos de IVA que aparecen en esos recibitos son pequeños, pueden ser descontables para la empresa y de poquito en poquito… $$$

NOTA: el IVA que contabilicemos debemos tomarlo del valor que este especificado en la factura, NO de lo que resulte de nuestros cálculos. Esto porque en algunas facturas hallar la base del IVA es un completo lio.

¿Cómo contabilizar el impuesto al consumo?

El impuesto al consumo tiene una serie de cositas que debemos tener en cuenta, sin embargo voy a hacerlo sencillo como siempre.

Es normal que en los arqueos de caja menor observemos recibos de restaurantes o incluso de telefonía celular, ¿y donde esta lo raro?, realmente no hay nada raro, pero si es importante saber que esas actividades están gravadas con el impuesto al consumo (ósea que quien las realice y cumpla ciertas condiciones debe cobrar impuesto al consumo).

¿Entonces como contabilizo ese impuesto al consumo?, sencillamente como un mayor valor del costo o gasto.

¿A qué tercero debo contabilizar la cuenta por pagar?

¿A que cuenta por pagar me refiero?, bueno, una vez hayamos contabilizado todos los registros que se encontraban presentes en el arqueo de caja menor, debemos sumar todo y enfrentarlo contra una cuenta por pagar a la persona responsable del fondo, o por lo menos es como siempre lo he manejado. Hago esta anotación por que en algunas empresas no se contabiliza contra una cuenta por pagar sino que afectan directamente la cuenta de cajas menores (110510) lo cual me parece que arma un pequeño enredo en nuestra contabilidad. Entonces, ¿no tocamos la cuenta 110510?, NO, a menos que deseemos cancelar, aumentar o disminuir nuestro fondo de caja menor.

Creo que eso es todo, recuerde que puede descargar los formatos de arqueo de caja menor, junto con la plantilla de Excel que utilizamos en el vídeo y el taller en la parte de debajo de este artículo. Mientras tanto los dejo con el vídeo.

Vídeo: Causación de la caja menor.

Planteamiento del Ejercicio:

EL DIA 26 DE ENERO Realizamos arqueo de caja menor y tenemos los siguientes desembolsos:

• Compra de elementos de aseo según Fac. 8520 a TIENDITA S.A.S. NIT. 860.333.255-0 por valor de 45.000 + IVA (05 DE ENERO).
• Compramos elementos de cafetería según Fac. 663 a en la EL SUPERMERCADO LTDA NIT. 850.369.245-5. Por valor de. 61.000 + IVA. (06 ENERO).
• Pagamos recibo de la luz Fac. No. 85792-02 para el periodo de 01 al 30 de enero por valor de 36.000 a ENERGICA LTDA. NIT. 860.355.209-6, para el Local. (10 ENERO).
• Pagamos recibo del agua por valor de 72.000 a ACUATICA LTDA. NIT. 860.324.697-5 según Fac. 45782 para el Local. (11 ENERO).
• Pagamos factura No. TF452682 a TELEFONIANDO S.A.S. NIT. 999.587.325-3 por concepto de telefonía móvil por valor de 28.000 más 1120 que equivalen al impuesto al consumo y 4480 equivalen a IVA. Administrativa (16 de ENERO).
• Pagamos al Gerente servicio de taxi por valor de 12.000 Nombre: Jairo Rincón C.C. 54.263.321. (06 ENERO).
• Pagamos servicio de restaurante en almuerzo del Gerente con clientes potenciales según. Fac. 456458 a “ALMUERCITOS” Blanca Murillo C.C. 12.556.588-9. (Régimen Común). Por valor de 72.000 por los platos, propinas por valor de 10.000 y un impuesto al consumo del 8%. (20 ENERO).
• NOTA: Responsable, Susanita Perez C.C. 1.019.125.029.