Reembolso de caja menor y su contabilización.

Ya creamos el fondo de caja menor, realizamos el arqueo y causamos en nuestra contabilidad los rubros y registros relacionados en dicho fondo.

Ahora nos corresponde realizar el reembolso de caja menor a la persona responsable de dicho fondo.

Para llevar a cabo el reembolso de caja menor, lo podríamos hacer a través de un comprobante de egreso firmado por la persona en cargada del fondo en calidad de que si recibió los dineros relacionados en dicho documento.

El comprobante de egreso estará soportado por la relación detallada de los recibos que justificaron las salidas de dinero del fondo y también de por dichos recibos.

En la contabilización solo se debe cruzar la cuenta por pagar afectada en primera instancia a nombre de la persona responsable del fondo contra una cuenta de bancos o caja general (es lo más común). Con esto quedaría al 100% el monto de la caja menor y quedaría cancelada la cuenta por pagar correspondiente.

Ajuste al peso:

Es normal que en nuestras contabilizaciones se nos arrojen valores que no cruzan al ras con el valor real a pagar, los famosos redondeos, Ejemplo: en la cuenta por pagar registra $310, sin embargo al momento de hacer el pago pagaremos, o $350 o $300, por que como sabemos las monedas de $10 no es que sean muy comerciales que digamos. En cualquiera de los casos anteriores, hay una diferencia frente a lo causado contra lo realmente pagado y a esas diferencias les podríamos llamar ajuste al peso, que en muchas ocasiones no les prestamos atención pero que al final terminan arrojando algunos pequeños e incluso considerables saldos a favor o en contra en nuestra contabilidad (imaginen esas “pequeñas” diferencias en un supermercado, de $10 en $10).

En una pequeña empresa no es muy representativo, pero para los más detallistas les comento que para contabilizar esto, sencillamente debemos saber si el saldo es a favor o en contra y de esta manera registraremos un ingreso no operacional (grupo 42 del PUC) o un gasto no operacional (grupo 53 de nuestro PUC), auxiliarizando alguna cuenta denominada, por ejemplo, “ajuste al peso” y allí iríamos registrando esos rubros.

Pero OJO, no son lo mismo esas diferencias con respecto a la moneda, con las diferencias por sobrantes o faltantes en caja que tienen un manejo contable similar pero distinto y que trataremos en un vídeo tutorial posterior.

Siempre es grato escribir y hacer vídeos para ustedes muchachos así que les dejo aquí abajito el vídeo para facilitarles un poco más la comprensión de lo que dije hace un momento, también todo el material que se ve en el vídeo para que lo descarguen, en la parte de debajo de este artículo.

Vídeo: Reembolso de caja menor y su contabilización.

Planteamiento del Ejercicio:

EL DIA 26 DE ENERO Realizamos arqueo de caja menor y tenemos los siguientes desembolsos:

• Compra de elementos de aseo según Fac. 8520 a TIENDITA S.A.S. NIT. 860.333.255-0 por valor de 45.000 + IVA (05 DE ENERO).
• Compramos elementos de cafetería según Fac. 663 a en la EL SUPERMERCADO LTDA NIT. 850.369.245-5. Por valor de. 61.000 + IVA. (06 ENERO).
• Pagamos recibo de la luz Fac. No. 85792-02 para el periodo de 01 al 30 de enero por valor de 36.000 a ENERGICA LTDA. NIT. 860.355.209-6, para el Local. (10 ENERO).
• Pagamos recibo del agua por valor de 72.000 a ACUATICA LTDA. NIT. 860.324.697-5 según Fac. 45782 para el Local. (11 ENERO).
• Pagamos factura No. TF452682 a TELEFONIANDO S.A.S. NIT. 999.587.325-3 por concepto de telefonía móvil por valor de 28.000 más 1120 que equivalen al impuesto al consumo y 4480 equivalen a IVA. Administrativa (16 de ENERO).
• Pagamos al Gerente servicio de taxi por valor de 12.000 Nombre: Jairo Rincón C.C. 54.263.321. (06 ENERO).
• Pagamos servicio de restaurante en almuerzo del Gerente con clientes potenciales según. Fac. 456458 a “ALMUERCITOS” Blanca Murillo C.C. 12.556.588-9. (Régimen Común). Por valor de 72.000 por los platos, propinas por valor de 10.000 y un impuesto al consumo del 8%. (20 ENERO).
• NOTA: Responsable, Susanita Perez C.C. 1.019.125.029.