Como contabiliza un préstamo a un empleado

Los pasos para realizar un asiento contable de un préstamo a un empleado o trabajador no tiene mayor complicación sin embargo como siempre me parece útil dar unos tips adicionales:

1-El empleado realiza la solicitud del préstamo: Este tipo de solicitudes por lo general se maneja por escrito dirigido al superior de la persona que solicita el préstamo o anticipo  respetando en todo caso el conducto regular. La información contenida en este documento  puede ser variada. Pero en general se especifica el monto solicitado, la forma en que el empleado va a abonar valores a la obligación, la periodicidad de las cuotas, forma de pago (efectivo, trabajo ,etc.).

A manera de prueba el trabajador puede adjuntar  soportes, ejemplo: si el préstamo o anticipo es para estudio  las empresas suelen pedir a sus trabajadores una copia de la matrícula.

2-Autorización por parte del empleador: Una vez el empleador evalué la solicitud del empleado podrá autorizarla teniendo en cuenta distintos factores como la capacidad de endeudamiento del trabajador ,el tipo de contrato del trabajador entre otros aspectos claves por ejemplo, es poco probable que un empleador acuerde cuotas demasiado altas con un trabajador respecto de su sueldo (si el sueldo es de $1.000.000 mensual no debería ser probable que el empleador descuente una cuota de $800.000 al mes ) sin embargo esto ira de acuerdo a las políticas internas de cada empresa.

3-Desembolso del préstamo o anticipo: una vez autorizado se procederá a efectuar el correspondiente desembolso que estará soportado usualmente con un comprobante de egreso al cual deberá estar anexo algunos documentos adicionales, como por ejemplo un pagare, la solicitud previa del empleado y el documento de autorización por parte del empleador entre otros documentos que permitan dar fe y prueba de la transacción.

4-Contabilización del préstamo hecho al empleado: Dependiendo de las políticas internas de las empresas el proceso será simple o un tanto más complejo, afectando en primera instancia en el débito la cuenta por cobrar al trabajador (1365) y por otra parte la cuenta de bancos , caja o el cruce contable que se pretenda realizar. En la práctica usualmente no se cobran intereses por los anticipos o préstamos a trabajadores l sin embargo en el evento en que esto se llevase a cabo se registraría como un ingreso por concepto de intereses.

Todo quedara más claro teniendo en cuenta el siguiente vídeo tutorial donde lo explicamos paso a paso.

Vídeo: Como contabilizar un préstamo a un empleado.

Planteamiento del Ejercicio:

EL DIA 24 DE ENERO Realizamos un préstamo a la administradora (Carmenza Toro C.C. 89.254.178) del local por valor de 900.000. descontable en los siguientes 3 pagos por concepto de nómina, cada descuento asciende a 300.000 en cada pago de nómina.